寿险总部档案管理

采购邀请书

尊敬的供应商：

****对“LHZB****8630寿险总部档案管理”进行采购，诚邀贵司参加响应。

****采用档案存储集中外包项目管理模式，本次就档案存储及整理供应商进行采购。为公司总部档案进行集中管控，提供文档管理服务，开展日常监控与管理。

二、采购需求

服务范围包括，利用符合国家档案保管标准的库房、人员和资产（包括不动产、计算机硬件、计算机软件包括授权软件），对管理类、财务类档案进行文档上下架、存储、调阅及回收、查阅、销毁、永久出库、文档扫描及整理、文档管理用品提供等，整个流程所引发的技术和管理等相关服务，服务过程中响应人有义务按照我司的需求和标准设定、优化流程和技术。

三、采购数量

委托寄存保管档案约636箱，尺寸：42*32*30cm，预估今年增量400箱。服务内容包括文档上下架、存储、调阅及回收、查阅、销毁、永久出库、文档扫描及整理、文档管理用品提供等，须确保服务质量满足准确、完好、及时、高效、安全、便捷等要求。

四、服务要求

（一）运营能力要求

1.有开展**范围、区域范围内档案存储外包服务的能力；

2.具备符合管理要求的档案库房，容量能够满足我司业务需求的持续增长，且能够持续提供存储服务和整理服务；

3.各项服务应有具体的实施方案、规范的业务操作流程及服务标准、服务承诺保障方案等；

4.对于存储保管的档案需要有安全保障措施方案和定期维护措施，包括但不限于信息安全管理机制、售后机制、应急预案及定期演练计划、异地灾备方案（需有本地或异地备份库房，必要时提供48小时紧急转移）、库房运营管理制度体系建设情况及人员管理机制等，确保我司档案的完好性、保密性、安全性；

5.具有完善的管理体系：体系认证包括ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证、ISO45001职业健康安全管理体系认证、ISO22301业务连续性管理体系认证及ISO20000信息技术服务管理体系，需提供证明资料（或同等管理体系认证）；

6.具有专业的资质及荣誉：资质包括高新国家级高新技术企业认证、中国档案学**事单位、档案中介服务机构备案资格、劳务派遣经营许可证、文档管理和档案库房环境管理相关的系统软件著作权登记证书等，专业资质需提供证明资料（或同等专业资质）；

7.具备与金融行业的**案例经验。（需提供合同起始日期为2021年1月1日至今，**金融行业总部签订的文档寄存项目案例，服务区域需包含**地区）；

8.库房运营管理制度体系建设情况及人员管理机制：包括库房管理制度、员工签订保密协议、取得上岗培训证书、保密工作岗位业务培训证书等情况；档案外包服务供应商负责做好寄存档案的保密工作签订保证协议，需提供证明资料；

9.具备各项服务的实施方案、业务操作流程及服务标准。

（二）库房建设及管理要求

1.根据《档案馆建筑设计规范》的八防要求，库房及相关设备需要满足八防标准，具备包括防火、防盗、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防高温等管控措施；

保管库房门应当采用金属防火防盗门，密封性良好。做到办公、保管、阅卷等配套工作用房分开设置。库房结构为混凝土硬顶结构；

防火：档案库区配备火灾自动报警系统和消防灭火系统；

防盗：库房外围配备视频安防监控系统功能，监控保持不低于90天，24小时不间断保安，定时巡逻；库区内设置有可授权的电子门禁系统，配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案存储空间及门窗等无监控死角，视频监控系统应由专人负责，定期检查视频监控系统；

防高温防潮：库区配备空调系统和除湿机，在1000平米内库房配备不低于4个空调和4个除湿机，并能提供温湿度记录；库区温度应能够恒定保持在14-24度之间，湿度保持在45-60度之间，定时向甲方提供温湿度记录；

防光：库区窗户封闭式，并做防光涂层处理，****档案馆照明建设标准；

防尘：档案库区内墙面光滑整洁，地面坚硬耐磨，定期清扫保持清洁无尘；

防鼠防虫：库区所有进出使用一扇大门，其余大门设为常闭式等设施，定期放置粘鼠板、****公司消杀定点投药，并出具专业消杀报告进行灭菌灭虫处理，具****公司每月出具相关报告。

2.响应人应具有****中心，并能提出合理有效的危机处理方案。

（三）档案保管服务要求

响应人在提供档案保管服务过程中，必须实现：

为我司提供档案首次入库、日常入库等服务。建立完备档案管理制度，确保我司的档案在双方有序、有效和安全地相互交付；

为我司提供档案安全存管服务，保管寄存档案应当采用重型货架存储模式和封箱上架形式长期保管；

为我司提供档案日常档案利用服务，包括档案的普通调阅、紧急调阅、节假日特殊调阅、远程调阅等服务；

****管所需档案箱、条码、锁条等相关必备物料；

能够为我司提供档案上、下架等服务；

为我司提供其需要的其它相关档案管理服务。

档案整理要求

整理人员负责对新增档案的按照要求进行整理、装箱、制作清单、登记锁条编号等操作。

（四）系统建设需求

响应人应建立并向我司提供完备的档案管理系统，满足日常档案管理订单、数据查询、统计分析等各项管理要求。

（五）服务时效要求

1.普通调阅、调阅回收、文档箱派送及收箱

本地当日15点前下达指令，次工作日内送达或回收。

工作时间外或节假日派送

本地当日15点前下达指令，次工作日内送达或回收。

2.紧急时效调阅

4小时内送达。

3.原件现场查阅

可提前一个工作日预约下架，次工作日到库房现场查阅。

上架新箱入库在三个工作日内完成上架工作。

（六）运输服务要求

响应人需专人专车提供档案运输服务。

（七）项目人员要求

配备一名项目经理，需具备以下资质：本科（含）以上学历、拥有档案局或档案学会颁发的档案管理上岗证证书、档案管理相关职称证书（助理馆员（含）以上）、PMP项目管理证书，需提供证明资料；

服务团队主要人员需要取得档案管理相关培训证书、资格证书，经过保密教育相关培训，需提供证明资料。

（八）增值服务

提供免费销毁服务，免费提供系统使用及2个账号使用。

（九）其他要求

****中心管理标准统一，档案保管品质满足要求。

本项目结算具体费用以档案保管、档案调阅、档案箱物料购买等实际发生费用据实结算。各项目费用标准在报价单中明确，年度预付结算。

五、供应商资格条件

（一）为合法注册的法人、其他组织或自然人，并具有独立承担民事责任能力；

****公司交易前三年内，未发现其列入严重违法失信企业名单；

****公司交易前三年内，未发现其列入经营异常名录。

六、结算方式

本项采购最高限价：50,000元整，含税、服务费、运输费、安装费等一切费用。实际费用支付据实结算。

七、采购程序

（一）采购方式

根据公司有关采购管理规定，采用竞争性采购方式。

（二）成交供应商数量

拟成交供应商数量为1家。

（三）评审方法

根据公司有关采购管理规定，采用综合评分法。

（四）评审原则

１.评审过程将遵循“公平、公正、择优”的原则进行；

２.评审严格按照采购文件的要求和条件进行。

四、应征要求

（一）应征文件内容

1.供应商报名

报名截止时间：2024年7月5日，下午17点。

报名所需材料：

（1）提供营业执照扫描件并加盖公章；

（2）提供质量管理体系认证；

（3）提供**案例经验。

（二）应征文件编制

应征文件为电子文件：

电子应征文件为纸质应征文件正本的彩色扫描件，应清晰完整体现纸质应征文件正本内容及公章。

１.报价文件：报价文件模板。

２.商务文件：根据采购项目评审表，提供相关证明材料扫描件并加盖公章。

３.技术文件：根据采购项目评审表，提供相关证明材料扫描件并加盖公章。

（三）应征文件递交要求

１.应征文件递交截止时间

2024年7月10日，下午17点。

２.应征文件递交方式

应征人需在截止时间内，登录平台确认参加本次项目、下载采购文件，并按照采购文件要求上传电子应征文件。

Ⅰ：太保寿险采购电子化管理平台”网址：http://purchase.****.cn/。

Ⅱ：注册流程请参考平台首页《电子化采购平台供应商操作手册》。

如有问题请拨打在线客服：010-****3340。

（四）采购项目联系人

采购联系人：费老师，021-****5059。

需求联系人：黄老师，021-****5064。

附件：1.报价文件模板

2.采购项目评审表

3.采购合同模板

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2024年6月28日