新院基建档案归档整理数字化服务采购项目竞争性谈判公告

根据《国家档案****委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知》(档发【2006]2号)要求，按照2024年********医院)审计报告整改要求，****医院建设项目基建档案归档整理及数字化进行外包服务。现诚邀具备履约能力及相关资质的优质机构参加竞争性谈判比选。

一、 采购项目基本情况

青华医院建设项目档案资料管理不规范,档案资料未分类别、未编制卷宗号、资料信息未录入电脑，随意存放，存在安全隐患问题。在工程决算审计过程中，就因档案资料缺失等原因延期，项目资料管理人员因换岗，在工作交接过程中没有将档案资料规范移交，经核实，青华医院建设项目没有经档案部门专项验收，纸质档案缺失，数据未上档案系统。

二、 采购项目预算

采购预算：190000.00元（包干价）。包含档案盒、硬盘及所需办公设备和办公耗材、税费、相关部门验收并出具合格结论等全部费用。

三、 服务内容

(一)竣工资料预估2700盒,删除多套副本部份后约2100盒。

1.未归档整理部份估计装盒数400盒:按照行业标准，鉴定分类、排序编目、目录录入、目录打印、档案盒打印、档案入库。

2.建投移交成盒部份 1700盒(未按照档案标准整理排序，需二次处理):按照行业标准、检查、整理、排序、编目、目录录入、目录打印、档案入库。

3.原文扫描约 20 万页，其中:未扫描92500页(不含图纸)，主要涉及按照行业标准原文扫描、图像优化、原文合并、原文挂接、质检备份。已扫描(需二次处理)113450页:按照行业标准原文扫描的检查核对、图像优化、原文合并、原文挂接、质检备份。

(二)档案卷内目录按照顺序录入到****档案室的紫光档案管理系统，原文扫描（PDF格式）同步导入系统。

****医院****医院基建档案验收，并取得档案部门验收合格结论。

四、 服务要求

（一） 符合《****政府采购法》第二十二条的规定：

1、具有独立承担民事责任的能力；

2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

4、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

5、依法成立并有效存续的企业法人，无不良信用记录。

6、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

7、法律、行政法规规定的其他条件。

（二） 服务机构要具有独立法人资格，具备有效的营业执照，具有承担本项目的能力，从事过基建档案的归档整理及数字化工作。

（三） 服务时限要求：要求6个月完成相关档案的归档整理及数字化，达到档案部门的验收标准，起始时间以合同签订时间为准。

（四） 人员数量及资质要求：服务机构需派驻不少于6人的工作人员，且具有档案专业初级及以上职称。

（五） 特殊资质要求：****保密局涉密档案服****档案局备案有关证明材料。

（六） 其它要求：服务机构需配备此次项目所需的档案盒及硬盘，并自备办公设备和办公耗材。

五、 建设工程文件归档编制要求

(一)全宗号:325-QHYY-01-001(全宗号-项目代号-分类号-案卷号);

(二)项目代号:QHYY****医院首位字母，固定不变);

(三)分类号:01--19(按项目实施情况进行分类，采用两位阿拉伯数字编写)

具体分类如下:

01--代表项目 前期工作、项目建设单位管理、项目代建单位管理 档案;

02一一代表项目 勘察设计 工程档案;

03-一代表项目 造价 工程档案;

04--代表项目 监理 档案;

05--代表项目 地下室 工程档案;

06--代表项目 门诊楼 工程档案;

07-一代表项目 医技综合楼 工程档案;

08-一代表项目 内科住院楼 工程档案;

09-一代表项目 外科住院楼 工程档案;

10-一代表项目 后勤楼 工程档案;

11-一代表项目 附属工程 工程档案，其中包括 洗衣房、工具房、**间 、制氧机房、垃圾站、污水处理机房及洗车间;

12一一代表项目 室外工程 工程档案，其中包括室外道路、室外给排水工程、室外园林绿化、室外照明工程;

13一一代表项目 竣工图 工程档案，其中包括建筑竣工图、结构竣工图、装饰装修竣工图、给排水与采暖竣工图、建筑电气竣工图、通风与空调竣工图、电梯竣工图、智能建筑竣工图、消防竣工图、人防工程竣工图、室外工程竣工图;

14-一代表项目 竣工验收 工程档案，其中包括工程概况表、单位工程质量验收记录、工程竣工验收报告、工程竣工报告、监理单位工程质量评估报告、勘察单位工程质量评估报告、设计单位工程质量评估报告等;

15-一代表项目 高压供电系统项目工程 工程档案;

16-一代表项目 中心供氧和吸引系统工程 工程档案;

17-一代表项目 净化工程及配套设施项目工程 工程档案;

18一一代表项目 防辐射系统项目工程 工程档案;

19一一代表项目 医疗业务配套设施(医疗家具)采购项目工程 工程档案;

20--代表项目 工程结算审计一审资料 工程档案;

21-一代表项目 工程决算审计终审资料 工程档案;

(四) 案卷号:001(采用三位阿拉伯数字编写)

1.分类号 05--11均按以下分部工程顺序进行编号:地基与基础-一主体结构一一建筑装饰装修--建筑屋面-一建筑给排水及采暖一一建筑电气一一智能建筑一一通风与空调一一电梯一一建筑节能一一人防工程;

2.分类号 12 按以下分部工程顺序进行编号:室外建筑环境(附属建筑、室外环境)一一室外安装(给排水与采暖、电气)。

(五)案卷封皮填写说明:

1.正面:

档号一-参照以上示例顺序填写;

案卷题名一一填写 ****青华医院+分类号+本案卷内重要档案名称 (可多个填写);

立卷单位一一填写本案卷编写单位;

起止日期一一采用大写日期填写，参照此示例 二〇一二年七月一一二0一五年十二月 ;

保管期限一-参照 表A.1国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表 选择永久或长期或短期填写。

2.侧立面:

保管期限一-参照 表A.1国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表 选择永久或长期或短期填写。

档号一一参照以上示例顺序填写;

案卷题名一一填写 ****青华医院+分类号+本案卷内重要档案名称 （可多个填写）

注:正面和侧立面的保管期限、档号和案卷题名内容必须完全一致。

(六)案卷目录:参照附表样式制作按顺序依次填写;

(七)卷内目录:参照附表样式制作填写，日期一栏采用八位阿拉伯数字统一填写，月、日不足采用 0 补充填写；

(八)每盒填写并打印附表:案卷目录、卷内目录、备考表。

六、 报名方式：

1. 凡有意参加此次比选的供应商，请于2024年11月8日08点50分携带以下报名材料到****老院门诊楼11楼小会议室（开标会议地点）现场报名。

报名材料：①法定代表人（或负责人）身份证及法人社保缴纳证明，②法定代表人（或负责人）授权委托书及委托代理人社保缴纳证明；③委托代理人的身份证；④有效的营业执照；

2. 谈判响应文件请按 附件.谈判响应文件格式 的要求编写。

七、响应文件的递交及会议安排：

1.递交响应文件截止时间及开标时间：2024年11月8日09时00分（**时间）。逾期或未在规定时间内到指定的会议地点提交响应文件的，我单位不予受理。逾期到达的或者未按时到达指定地点的，我单位不予受理。

2.会议地点：****老院门诊楼11楼小会议室。

3 .特别声明：报名供应商数量 3即可进行会议。

八、评标方式

将****监察室监督下现场对响应文件进行**，综合各供应商报价与服务能力，质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商。

九、发布公告的媒介：

本次谈判公告在****官网发布，采购人对其它网站或媒体转载的公告及公告内容不承担任何责任。

十、联系方式

采购人：****

地址： **市**区南塘街116号

联系人：唐老师

联系方式： 0883-****055，139****5366

****

2024年11月4日

附件：谈判响应文件格式如下：

****青华医院基建档案归档整理及数字化服务采购项目响应文件

（需每页加盖鲜章，正副本各一份，装订成册）

供应商：

法定代表人或其委托代理人：

日 期： 年 月 日

目录

一、报价表

****青华医院基建档案归档整理及数字化服务采购项目竞争性谈判首次报价一览表

****青华医院基建档案归档整理及数字化服务采购项目最终报价一览表（会议现场填写）

二、法定代表人身份证明书附法定代表人身份证复印件

三、法定代表人授权委托书

四、供应商相关资料

1、公司营业执照

2、纳税证明材料及社保缴纳材料

3、财务状况报告

4、参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明（格式自拟）

5、 信用中国 、 ****政府采购网 、 中国政府采购网 未存在不良记录的承诺，以查询为准。

6、拟投入本项目的设备及人员

7、服务方案

8、投标人认为有必要提供的其他资料

一、报价表

****青华医院基建档案归档整理及数字化服务采购项目首次报价一览表

供应商： （盖单位章）

法定代表人（负责人）： （签字及盖章）

日期： 年 月 日

****青华医院基建档案归档整理及数字化服务采购项目最终报价一览表

（会议现场填写）

供应商： （盖单位章）

法定代表人（负责人）： （签字及盖章）

日期： 年 月 日

二、法定代表人身份证明书

单位名称： 单位性质：

地 址：

成立时间： 年 月 日

经营期限： 年 月 日至 年 月 日

姓 名： 性别： 年龄： 职务： 系 的法定代表人。

特此证明。

附法定代表人身份证复印件

三、法定代表人授权委托书

本授权书声明：我 系 的法定代表人，现授权委托 的 为本公司的合法代理人，就 项目的谈判及合同的签订、执行和完成负责，****公司名义处理一切与之有关的事务。

本授权书于 年 月 日签字生效，特此声明。

代理人无转委权，特此委托。

附：代理人身份证复印件

四、供应商相关资料

1.公司营业执照

2、纳税证明材料及社保缴纳材料

3、财务状况报告

4、参加政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录的书面声明（格式自拟）

5、 信用中国 、 ****政府采购网 、 中国政府采购网 的查询为准

6、拟投入本项目的设备及人员

7、服务方案

8、投标人认为有必要提供的其他资料