****聘请档案服务企业项目

询 比 文 件

采 购 人：****

二○二四年四月

一、询比采购内容

项目名称	最高限价（元）	资金来源	备注
****聘请档案服务企业项目	22000	财政资金	报价采用清单报价，清单单价不能高于单价限价。最终按实际发生的清理册数据实结算，结算价不高于最高限价。

二、询比资格条件

（一）基本资格条件

合格****政府采购法第二十二条规定的基本条件，同时****管理部门核发的有效营业执照，业务范围必须包括档案整理、档案数字化加工或数据处理类项目（营业执照副本复印件加盖公章）。

（二）特定资格条件

供应商必须具****保密局颁发的“国家秘密载体印制资质”的“涉密

档案数字化加工”类乙级及以上资格，外地企业需****保密局登记备案证明（相关资质复印件加盖公章，签订合同时出具原件备查）。

三、采购服务内容

（一）项目概况

根****总队关于档案整理的要求，将属于归档案范围的档案进行规范化整理及数字化，档案包含文书档案、会议材料、文件材料、照片档案、音像档案、实物档案，具体清单如下：

（二）技术要求

1.档案数字化标准

本次档案数字化参照以下标准规范：

（1）《中华人民**国档案法》、《中华人民**国保密法》；

（2）《档案数字化外包安全管理规范》；

（3****档案局DAT31-2017《纸质档案数字化技术规范》；

（4）国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理》；

（5）国标DA/T18-1999《档案著录规则》；

（6）国家标准《归档文件整理规则》

（7）《关于进一步加强档案工作的通知》（渝消办〔2020〕19号）

（8）《**市纸质档案数字化实施细则》（渝档发[2018]5号）

（9）《****档案局数字化副本移交与接收办法》（渝档发[2018]6号）

（10）文书档案整理符合《**市归档文件整理规则》（渝档发〔2016〕7号）要求；

（11）****档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》；

（12）项目档案整理符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）要求；

（13）音像档案整理符合《**市音像档案收集整理的一般要求（试行）》（渝档发〔2015〕13号）要求；

（14）电子档案整理符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）和《数字档案室建指南》有关要求；

（15）实物档案整理应区分载体，编制档号，制作目录；

（16）资金档案纳入立档单位会计档案管理，整理符合《**市会计档案整理规则》（渝档发〔2016〕8号）要求。

2.档案整理及数字化详细技术要求

2.1档案整理

参照《**市归档文件整理规则》档案归档规范要求，完成档案的规范整理工作，

规则如下:

（1）纸质归档文件的整理包括组件（件的组织）、修整、装订、编页、分类、排列、编号、编目、装盒和排架等程序。

（2）归档文件组件包括件的确定和件内文件排序。

（3）归档文件的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。装订前，应对破损的文件材料予以修复；应对字迹模糊或易褪变的文件材料予以复制。应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；对于幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

（4）归档文件以件为单位用不锈钢订书钉装订，页数较多时，使用“三孔一线”装订，采取订书钉装订时，应当确保无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固。归档文件装订应做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整。纵向文件左侧和底边对齐，左侧装订；横向文件左侧和上边对齐，上边装订。

（5）归档文件以件为单位，从“1”开始，将页码逐页标注在有图文的页面正面右上角或背面左上角空白位置。归档文件原编页码与拟编页码相同的，可不另编页码。

（6）归档文件一般采用“年度—保管期限”的方法进行两级分类，也可采用“年度—机构（问题）—保管期限”的方法进行三级分类。同一立档单位应保持分类方案的一致性和稳定性。

（7）归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可以集中排列。采用两级分类的，同一年度的归档文件按永久、30年、10年分别拉通排列。采用三级分类的，同一年度的归档文件，区分机构（问题）按永久、30年、10年分别拉通排列。

（8）归档文件应按照分类方案和排列顺序逐件编写档号。档号编制应当满足以下要求：

1）采用两级分类的单位，其档号结构格式为：全宗号-档案门类●年度-保管期限-件号；采用三级分类的单位，其档号结构格式为：全宗号-档案门类●年度-机构（问题）-保管期限-件号。

2）档号结构格式中各项目内容及其填写要符合要求：

归档文件应当逐件加盖归档章。归档章应加盖在归档文件首页上端的空白位置。归档章应将档号的组成部分，即全宗号、档案门类、年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项。 全宗号、档案门类、年度、保管期限、机构（问题）、件号填写要求同档号结构格式要求，页数填写该件归档文件总页数。

（9）归档文件应依据档号顺序逐件编制归档文件目录，并应满足以下要求：

1）编目应准确、详细，便于检索；来（去）文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来（去）文内容。

2）归档文件目录设置档号、文号、责任者、题名、日期、页数、密级、备注等项目，采用表格形式，横向设置。

3）归档文件目录应由系统生成或使用电子表格进行编制，除保存电子版本外，还应打印出纸质归档文件目录并添加封面，每年区分保管期限装订成册。打印的归档文件目录及封面用纸尺寸采用国际标准A4型。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限，必要时，也可增加机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称，全宗号、年度、保管期限、机构（问题）按照档号结构格式要求填写。

（10）归档文件应当按档号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。采用两级分类的，不同年度、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒；采用三级分类的，不同年度、机构（问题）、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。档案盒应当符合规定。应当在档案盒内文件之后放置备考表。备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。

（11）归档文件整理完毕装盒后，应当按照分类排列顺序上架保管。按照“年度—保管期限”分类的，库房排架时，每年形成的档案按保管期限依次上架；按照“年度—机构（问题）—保管期限”分类的，库房排架时，每年形成的档案按机构（问题）序列依次上架。排架方法应保持稳定，避免频繁倒架。

2.2档案数字化

档案数字化是通过实体档案与电子档案的转换和著录数据的结合，提供快速的档案利用服务。

2.3档案数字化及要求

对文书、影像、专业、科技、实物档案数字化加工，数字化档案PDF和OFD格式各一份，要求能录****总队的智慧消防综合档案管理系统。

（1）题名录入：录入文字无错误、项目（字段）无遗漏。目录数据格式应符合国家数据格式要求。按照《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《档号编制规则》（DA/T 13—94）、《**市归档文件整理规则》（渝档发〔2016〕7 号）等要求进行著录。规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。著录项应包含档号、文号、责任者、题名、日期、密级、起页号、止页号、备注等项。采用人工校对或软件自动校对的方式对质量进行检查，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应进行修改或重录。

（2）档案原文的扫描

1）扫描方式：根据档案纸质幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的专业扫描仪或图纸扫描仪进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台。

2）扫描色彩模式：彩色模式进行扫描。

3）扫描分辨率：分辨率应≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

（3）图像处理

1）图像数据质量检查。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

2）纠偏。对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，保证数字图像偏斜不超过页面内半个文字，偏斜角度小于1度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

3）去污。去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑点、黑线、黑框、黑边等影响图像质量的杂质，档案数字化图像的去污，应遵循展现原貌的原则。

（4）图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

（5）裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

（6）图像数据转换

档案数字化成果数据一份JPEG格式和一份PDF格式，；为确保图像转换为PDF的标准性及避免引起不必要的知识产权纠纷，供应商须具有自主知识产权的“档案数字化加工PDF制作系统”，开标后拟定中标第一侯选投标人，签订合同时中标人提供证书原件，不能提供或者拒绝，直接取消中标人资格，由下一名中标侯选人中标。

（7）数据挂接：数据需完整并及时转换****总队的智慧消防综合档案管理系统中，投标方要认真考虑其挂接技术方案，最终数据成果必须符****总队档案馆的数据格式要求；招标方只负责问题档案的协调处理，不负责软件技术协调或者因此产生的费用问题，并要求数据挂接期间不能影响招标方的正常档案调阅工作。

对挂接完成的数据进行检查以保证目录数据与影像数据一一对应及图像的整体质量，主要分两项检查。

1）目录数据。档案关键字段录入的合格率必须达到100％如：题目、文号、形成时间、档号等；选择扫描的文件页码的准确率要达到100％，是否有漏缺页（著录必须与原件一致，若原件有误必须注明并进行修改，确保最后挂接时具有唯一性）。如果有问题退回上步操作重新录入或挂接。

2）图像数据检查。主要针对图像的整体质量、分辨率、清晰度进行检查，如有不符合标准的图像，退回扫描岗位，重新扫描加工。

2.4档案数据安全要求

（1）数据安全要求：按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

（2）为保证数据安全，所有进场的设备或介质在项目未结束之前不得撤离现场，若某设备或介质确需离开现场，必须经过甲方工作人员的检查批准，并做好记录。

（3）中标人必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的备份。

（4）数据存储 ：目录数据文件采用XML或DBF格式存储。扫描图像数据采用PDF和OFD格式存储。

（5）数据备份：备份****总队1套，采购人2套；为确保数据成果在安全可靠的管控下进行介质制作备份，****保密局颁发的“国家秘密载体印制”资质，类别为“涉密光电磁介质”资格证书证书。开标后拟定中标第一侯选投标人，签订合同时中标人提供证书原件，不能提供或者拒绝，直接取消中标人资格，由下一名中标侯选人中标。

（6）制作台账：待所有档案复核完毕后，制作新的电子台账，交业主方审核无误后交付使用。

2.5项目安全保密要求

（1）投标人应严格遵守相关保密安全规定，有严密、合理、可行的安全保密方案；有完善的人员管理制度，有进入现场的管理制度。

（2）与工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。中标人负责对其聘用的工作人员进行身份审查、登记备案和签订保密协议，并将相关材料提交甲方备案。

（3）建立严格的保密制度，加强管理，****加工场地的工作人员实行挂牌制度。杜绝工作人员对档案及档案数据的私自复制行为。档案原件和档案数据不得以任何方式带出整理现场。

（4）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

（5）加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。

（7）档案数据移交分批验收时，工作站上的数据必须在甲方工作人员的现场监督下销毁。

（8）不得在工作场所使用与工作无关的任何电子、电器设备。

（9）在项目实施过程中，必须按照有关档案保密的法律法规，建立保密制度，并严格执行；如在项目实施过程中造成泄密事故，中标单位承担全部责任。

2.6档案出入库管理要求

（1）档案出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。应指定专人管理档案实体，出库时填写《档案移交登记表》，必须做好档案出库的交接登记工作。档案出库后，档案安全工作由中标单位负责。档案入库时必须对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、文件目录、基本信息完整性、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理。归还实体档案时，应配合甲方指定的专人一起做好实体的清点交接工作，并做好移交记录。

（2）为保障档案实体安全及《**市纸质档案实施细则》要求规定，正在进行数字化加工的档案必须每天入库，不得在加工现场留存过夜。

（3）每批次档案须经甲方验收合格后才能继续领取下一批次档案，若整改未达标则暂停领取档案，直到该批次档案全部验收合格后再领取。

2.7加工设备及软件要求

中标人自带全部工程设备, 加工应用软件必须使用国产正版软件，自觉遵守采购单位管理规章。

中标人必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的备份。

2.8项目保障要求

为确保项目全流程管理、实施进度、加工质量、数据安全等，供应商拟投入本项目的负责人应同时具有高级档案管理师职业资格证书、保密局颁发的相关培训证书、****中心颁发的注册信息安全管理人员证书、工业和信息化部颁发的数据管理人员证书，提供证书复印件及投标供应商为其缴纳的近六个月社保证明加盖投标供应商公章。开标后拟定中标第一侯选投标人，签订合同时中标人提供证书原件，不能提供或者拒绝，直接取消中标人资格，由下一名中标侯选人中标。

四、服务期限、地点、验收方式

（一）服务期限：在采购合同签订后20个日历日内完成档案数字化工作。

（二）服务地点：****。

（三）验收方式：满足档案数字化国家标准、**市标准****总队档案系统录入相关标准。

1.数据抽检

（1）按《**市数字化工程项目验收管理办法》进行验收。

（2）以抽检的方式检查已完成的所有数据，包括录入准确率、目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

（3）一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于20%。

2.验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

（1）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。

（2）扫描图像：漏扫率≤0.2‰。

（3）图像质量：图像质量情况完好率98%。

（4）格式封装：图像文件的命名差错率≤1%。

（5）著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5%。

（6）条目与图像挂接：挂接正确率100%。

3.验收审核

（1）采购方对中标方数据进行验收。数据验收以分批次抽检及最终总验收方式进行。

（2）采购方在日常验收中检出的错误，中标方及时、无偿予以纠正并再提交采购方验收，同一批次档案在抽检时连续两次不合格，则该批次档案结算费用从总结算费用中扣除，且该批次档案必须保证最终整改合格。

（3）全部档案验收"通过"的结论，****小组审核、签字后方有效。

（4）中标供应商在进场后5日内内须完成本项目的前期做样，做样数量不少于20卷，并提交采购人验收，验收合格后签订正式合同并开始大批量实施。

五、报价要求

供应商报价包括完成本项目所需的服务费、****服务所需的设备或货物购买（制造）费、辅材费、运输费、装卸费、安装调试费、培训费及各种应纳的税费等。因成交供应商自身原因造成漏报、少报皆由其自行承担责任，采购人不再补偿。

六、服务保证及售后服务

（一）质保期

本项目质保期不低于1年，从验收合格之日起计算（投标人的服务期优于上述年限的，按实际承诺期限执行）。

（二） 售后服务

1.电话咨询

中标人应当为采购人提供技术援助电话，解答采购人在使用中遇到的问题，及时为采购人提出解决问题的建议。

2.现场响应

采购人遇到使用及技术问题，电话咨询不能解决的，中标人应在24小时内到达现场进行处理，确保产品正常工作；无法在4小时内解决的，应在48小时内提供备用产品，使采购人能够正常使用。

3.质保期外服务要求

（1）质量保证期过后，中标人应同样提供免费电话咨询服务，并应承诺提供上门维护服务。

（2）质量保证期过后，采购人需要继续由原中标人提供售后服务的，中标人应以优惠价格提供售后服务。

七、知识产权

采购人在中华人民**国境内使用成交供应商提供的货物及服务时免受第三方提出的侵犯其专利权或其它知识产权的起诉。如果第三方提出侵权指控，成交供应商应承担由此而引起的一切法律责任和费用。

八、付款方式

成交供应商按合同服务完成，经验收合格后一次性付款。

九、现场勘查

本项目不提供现场勘查服务，请投标供应商仔细阅读招标文件，合理报价。

十、评选方法

最低价评审法。已入围评审的报价供应商，选择报价最低的成为成交供应商；未入围的报名供应商不参与评审。如询比过程中确实出现两个以上相同最低报价的，为确保询比活动的公平性和公正性，由采购商选择服务方案更为完善的供应商进行成交。服务方案完善程度相当的，以抽签方式决定最终成交供应商。

十一、其他

1、供应商必须对以上条款和服务承诺明确列出，承诺内容必须达到要求。

2、其他未尽事宜由供需双方在采购合同中详细约定。

十二、供应商提交响应文件

1、供应商线上报名、报价时需上传盖章后的电子文档一份。

2、采购人将以平台的线上资料作为评判依据。

3、供应商制作的响应文件电子文档，须按照要求制作，规定签字、盖章的地方必须按其规定签字、盖章，未按要求制作响应文件的进行废标处理。

供应商编制响应文件格式

一、报价

报价函

（采购人名称）：

我方收到____________________________（项目名称）的询比采购文件，经详细研究，决定参加该项目的询比。

1、愿意按照询比采购文件中的一切要求，提供本项目的技术服务，报价为人民币大写： 元整；人民币小写： 元。投标报价包括但不仅限于：员工工资、社会保险费、福利费、服装费、通讯费、低值易耗品费、管理费、税费等所有费用。因投标人自身原因造成漏报、少报皆由其自行承担责任，采购人不再补偿。

2、我方现提交的响应文件为：响应文件电子文档壹份。

3、我方承诺：本次询比的有效期为90天。

4、我方完全理解和接受贵方询比采购文件的一切规定和要求及评审办法。

5、在整个询比采购过程中，我方若有违规行为，****政府采购﹒云平台规定给予惩罚。

6、我方若中选，将按照询比结果签订合同，并且严格履行合同义务。本承诺函将成为合同不可分割的一部分，与合同具有同等的法律效力。

7、我方理解，最低报价不是成交的唯一条件。

供应商名称（公章）：

年 月 日